Recueil en ligne sur les OEA
- Le demandeur et les personnes désignées n’ont pas commis d’infractions ou de délits sur une période déterminée par le programme national d’OEA. - Le demandeur et les personnes désignées n’ont pas commis d’infractions graves liées à leur activité économique. - Distinguer parmi toutes les infractions celles qui présentent un caractère de gravité, répétitif ou mineur.
- Il n'y a pas de taxes ou droits de douane en souffrance ou impayés. - Il existe un canal ou un point de contact approprié pour régler tout arriéré de droits de douane/taxes.
- Disposer d'un système efficace pour assurer l'assurance qualité des déclarations en douane.
- Disposer de bonnes politiques et procédures de gestion des dossiers. - L’entreprise tient des registres opportuns, précis, complets et vérifiables concernant l’importation et l’exportation.
- L’entreprise dispose de procédures satisfaisantes d’archivage des écritures et des informations et de protection contre la perte d’informations (c’est-à-dire la maintenance des systèmes d’archivage). - Les systèmes comptables et, le cas échéant, les dossiers commerciaux et les registres de transport sont accessibles aux services douaniers. - Les écritures sont tenues pour les besoins de la douane et de la comptabilité de l’entreprise (système intégré ou non) et sont recoupées avec les opérations physiques.
- Il existe une piste d’audit dans les écritures permettant le recoupement de toutes les transactions dans la chaîne logistique internationale du demandeur avec la source de l’information.
- Le demandeur est en mesure de prouver qu’il dispose, sur la base de ses écritures et des informations disponibles au cours d’une certaine période précédant le dépôt de sa demande, de ressources financières suffisantes pour remplir ses obligations et engagements.
- Vérifier si le demandeur ne fait pas l’objet d’une procédure d’insolvabilité.
- Le demandeur a rempli (pendant une certaine période précédant le dépôt de sa demande) ses obligations financières en ce qui concerne le paiement des droits de douane comme de tous les autres droits, taxes ou impôts perçus sur l’importation ou l’exportation de marchandises ou en rapport avec elles. Les indicateurs financiers peuvent être utilisés pour déterminer la situation financière de l’opérateur.
- Identifier clairement des points de contact locaux ou un contact commercial facilement accessible qui peut organiser un accès immédiat à un contact local pour toute question identifiée comme présentant un intérêt pour les administrations douanières en matière de respect de la loi (réservations de fret, suivi des marchandises, information des employés, etc.). - Individuellement ou, le cas échéant, via une association professionnelle, participer à un échange mutuel ouvert et continu d’informations avec les douanes, à l’exclusion des données ne pouvant être divulguées en raison de leur sensibilité en matière de lutte contre la fraude, de règles juridiques, ou d’autres précédents.
- Informer la personne de contact compétente de la douane en temps opportun de toute documentation suspecte ou inhabituelle portant sur le fret et de toute demande anormale d’information sur le fret ; - Informer les douanes et autres autorités compétentes en temps opportun de la découverte par des employés de cargaisons illégales, suspectes ou non comptabilisées. Ces cargaisons doivent être sécurisées, le cas échéant.
- Sur la base d'un modèle économique, éduquer le personnel et, le cas échéant, les partenaires commerciaux, sur les risques liés au mouvement des marchandises dans la chaîne d'approvisionnement du commerce international ; - fournir du matériel pédagogique, des conseils d'experts et une formation appropriée sur l'identification des cargaisons potentiellement suspectes à tout le personnel concerné impliqué dans la chaîne d'approvisionnement, tant qu'ils sont sous le contrôle de l'OEA ;
- Sensibiliser les employés aux procédures mises en place par l’OEA pour identifier et signaler les incidents suspects ; - Mener des formations spécifiques afin d’aider les employés à protéger l’intégrité des marchandises, reconnaître les menaces internes pour la sécurité et protéger les contrôles d’accès ; - Garder une trace adéquate des méthodes pédagogiques, des conseils donnés et des formations entreprises afin de documenter la mise en œuvre de ces programmes.
- L’entreprise doit disposer d’un système de formation interne documenté pour la sûreté des opérations commerciales - Les conducteurs et les autres membres du personnel qui effectuent des inspections de sécurité des instruments de trafic international et des moyens de transport vides doivent être formés à l’inspection de leurs moyens de transport/instruments de trafic international à des fins de sécurité ; - Le cas échéant et selon leurs fonctions et/ou leur poste, les employés devront être formés aux politiques et aux procédures de l’entreprise en matière de cybersécurité ; - Il faut également que les employés protègent leurs mots de passe/phrases secrètes et l’accès aux ordinateurs ; - Les registres de formation doivent être tenus à jour de telle sorte que les auditeurs d’OEA puissent les vérifier ; - Les employés qui exploitent et gèrent les systèmes technologiques de sécurité doivent être formés à leur fonctionnement et leur maintenance ; --- Considérer l’expérience préalable de systèmes comparable et l’autoformation à l’aide de manuels opérationnels ou d’autres méthodes.
- Disposer de matériel de formation interne documenté sur les lois et réglementations douanières ? - Dispenser une formation interne sur les lois et réglementations douanières à tous les niveaux de l’entreprise (direction et employés) pour s’assurer que les connaissances sont à jour.
- Les OEA doivent avoir mis en place des procédures appropriées pour garantir que toutes les informations utilisées dans le dédouanement des marchandises/cargaisons sont lisibles, complètes et exactes et protégées contre l’échange, la perte ou l’introduction d’informations erronées. - Les transporteurs OEA ont mis en place des procédures pour s’assurer que les informations contenues dans le manifeste de fret du transporteur reflètent fidèlement les informations fournies au transporteur par l’expéditeur ou son agent, et sont déposées auprès des douanes en temps opportun.
- Avoir une politique et des procédures de sécurité de l’information documentées et/ou des contrôles liés à la sécurité, tels que des pare-feu, des mots de passe, etc., en place pour protéger les systèmes électroniques de l’OEA contre les accès non autorisés ; - Avoir des procédures et des capacités de sauvegarde en place pour se protéger contre la perte d’informations.
- Établir des procédures pour gérer et contrôler le fret au sein de l’installation de stockage de fret ; - Établir des procédures pour contrôler positivement toutes les cargaisons retirées de l’installation de stockage.
- Établir des procédures pour gérer, sécuriser et contrôler toutes les marchandises sous sa garde pendant le transport et pendant le chargement ou le déchargement d’un moyen de transport.
- Les entreprises doivent tenir des registres pour documenter la manière dont elles contrôlent et assurent le suivi de l’expédition sûre des marchandises exportées. - Les entreprises doivent prendre des mesures pour vérifier la bonne expédition en toute sécurité des marchandises à exporter (telles qu’un contrôle de l’expédition des marchandises, des vérifications ponctuelles, la vérification des documents ou de photos, vidéos, etc.).
- Des procédures documentées doivent être appliquées afin de vérifier l’intégrité et la sûreté des conteneurs. - L’inspection de tous les moyens de transport et instruments de trafic international vides doit être consignée sur une liste de contrôle.
- Disposer de procédures d’inspection de la structure du moyen de transport, y compris la fiabilité des contrôles d’accès. - Avant le chargement/l’empotage, tous les instruments de trafic international vides doivent être soumis à une inspection de sécurité pour vérifier que leurs structures n’ont pas été modifiées pour dissimuler des articles de contrebande. - Une inspection en 7 points doit être effectuée sur tous les conteneurs et les unités de chargement (ULD) vides et une inspection en 8 points doit être réalisée sur tous les conteneurs réfrigérés vides et les ULD, avant le chargement/l’empotage.
- disposer de procédures écrites pour sceller correctement l’envoi ou le moyen de transport et en maintenir l’intégrité pendant qu’il est sous sa garde ; - utiliser des dispositifs de sécurité intelligents ou des scellés mécaniques ; - veiller à ce que des procédures écrites soient élaborées et utilisées qui prévoient comment les scellés doivent être contrôlés et apposés sur les cargaisons et les moyens de transport, y compris des procédures pour reconnaître et signaler les scellés, envois et/ou moyens de transport compromis à l’administration douanière ou à l’autorité étrangère compétente ; - par souci d’intégrité, s’assurer ce que seul le personnel désigné distribue les scellés et veille à leur utilisation adéquate et licite ;
- Stocker les marchandises et les moyens de transport sous sa garde dans des zones sécurisées et appliquer des procédures de signalement de toute entrée non autorisée détectée dans les zones de stockage de marchandises et des moyens de transport aux services de répression ; - Établir des procédures de gestion et de contrôle du fret dans les espaces de stockage ; - Introduire des procédures pour contrôler positivement toutes les cargaisons retirées des installations de stockage ;
- Vérifier l’identité du transporteur qui vient chercher ou qui livre les marchandises et les moyens de transport lorsque des processus commerciaux le permettent et, dans le cas contraire, prendre les mesures nécessaires pour obtenir rapidement cette autorisation ; - Les entreprises doivent disposer de procédures pour réagir aux déviations importantes de l’itinéraire et aux arrivées tardives au quai/à la zone de chargement, aux points de transfert ou à la destination finale. - Les entreprises doivent avoir des renseignements sur le moyen de transport et l’identité du conducteur préalablement au chargement ou à la réception de marchandises.
- S’assurer, dans la mesure et dans le cadre de son autorité et de sa responsabilité, que tous les moyens de transport utilisés pour le transport des marchandises dans sa chaîne logistique peuvent être efficacement sécurisés ; -Sécuriser les moyens de transport dans sa chaîne d’approvisionnement, dans la mesure et dans le cadre de son autorité et de sa responsabilité, lorsqu’ils sont laissés sans surveillance ; vérifier les infractions à la sécurité au retour ; - S’assurer, dans la mesure et dans le cadre de son autorité et de sa responsabilité, que tous les opérateurs de moyens de transport utilisés pour le transport de fret sont formés pour préserver la sécurité des moyens de transport et du fret en tout le temps où il est sous leur garde ; -Informer la douane les infractions inhabituelles, suspectes ou réelles à la sécurité des moyens de transport.
- Envisager les endroits potentiels de dissimulation de marchandises illégales dans les moyens de transport, veiller à ce que ces endroits soient régulièrement inspectés et sécuriser tous les compartiments et panneaux internes et externes, le cas échéant. Les dossiers d’inspection doivent être établis et tenus à jour à la suite de ces contrôles. Ils doivent mentionner les endroits inspectés ; - Offrir une formation permettant aux employés de comprendre le but de l’inspection et d’apprendre les techniques d’inspection. - L’entreprise doit disposer de mécanismes pour signaler les cas de dissimulation de marchandises suspectes dans le moyen de transport ou d’aménagements suspects du moyen de transport.
- Disposer d’une zone sécurisée pour le stationnement des moyens de transport afin d’empêcher toute entrée non autorisée ou tout dommage. - Disposer de procédures de signalement des entrées non autorisées dans les zones de stockage ou des dommages aux moyens de transport.
- Mettre en place des mesures de contrôle administratif pour les unités de transport transportant des marchandises et articles exportés pendant le processus de transport après chargement, en route vers le point d’exportation. - Avoir des procédures de suivi des moyens de transport
- Des systèmes de sécurité appropriés, tels que des systèmes d’alarme antivol et/ou de contrôle d’accès devraient être installés. - Barrières périphériques et périmétriques adéquates. - Les zones de sécurité doivent être clairement identifiées. - En cas de besoin ou sur demande, autoriser la douane à accéder aux systèmes de surveillance de sécurité utilisés sécuriser les locaux.
- Les portails par lesquels les véhicules et/ou le personnel entrent et sortent doivent être surveillés (éventuellement par un garde). L’OEA doit s’assurer que les véhicules qui doivent pouvoir accéder à des installations réglementées sont stationnés dans des zones autorisées et contrôlées. Leur numéro d’immatriculation sera transmis aux douanes sur demande.
- Les bâtiments doivent être construits avec des matériaux qui résistent à une entrée non autorisée. - L’intégrité des structures doit être maintenue moyennant des inspections et réparations périodiques.
- Un éclairage adéquat doit être installé à l’intérieur et à l’extérieur des locaux, notamment dans les espaces suivants : entrée/sortie, espaces de manutention et de stockage du fret, clôtures, zones de stationnement.
- L’entreprise doit installer une technologie de sécurité telle qu’un système de vidéosurveillance pour empêcher toute entrée non autorisée dans les zones suivantes : entrées et sorties, zones de chargement, de déchargement et d’entreposage, voisinage des murs d’enceinte et zones de stationnement.
- Toutes les structures commerciales (bureaux, entrepôts, installations d’emballage, etc.) doivent être dotées de barrières physiques et/ou de moyens de dissuasion qui empêchent tout accès non autorisé. Les champs agricoles n’ont pas besoin de se conformer à ces exigences, mais en fonction du risque, ils peuvent adopter d’autres mesures de sécurité, comme des patrouilles de sécurité. - L’accès aux documents ou aux zones d’entreposage de marchandises est limité et des procédures sont en place pour interpeller les personnes non autorisées ou non identifiées.
- En fonction du risque, les fenêtres et les portes intérieures et extérieures doivent être équipées de dispositifs de verrouillage. - Les membres doivent disposer de procédures écrites régissant la manière dont les dispositifs d’accès tels que les clés sont confiés, modifiés et retirés. Le retrait des dispositifs d’accès doit avoir lieu lorsque les employés quittent l’entreprise.
- Les portails par lesquels les véhicules et/ou le personnel entrent ou sortent (ainsi que les autres points de sortie) doivent être surveillés ou gardés. - Il est recommandé de limiter le nombre de portails au minimum nécessaire pour assurer un accès correct et la sécurité. Les autres points d’attention sont les entrées des installations qui ne sont pas munies de barrières.
- Les entreprises mettent en place des contrôles d’accès pour le personnel, par exemple une vérification des badges des employés (contenant des données telles que le nom, le service, une photo, etc.) ; - Limiter l’accès à certaines zones sensibles du bâtiment par des employés non autorisés ? - Les véhicules du personnel doivent être stationnés dans une zone désignée.
- Des procédures doivent être en place pour identifier, interpeller et traiter les personnes non autorisées/non identifiées. Il est très important que le personnel connaisse le protocole à suivre pour interpeller une personne inconnue/non autorisée, la manière de réagir à la situation et la procédure à suivre pour faire sortir une personne non autorisée des locaux. - Seuls les personnes, véhicules et marchandises dûment identifiés et autorisés sont autorisés à accéder aux installations.
- Disposer de procédures écrites pour la sélection des employés potentiels et pour le contrôle des employés actuels. - Disposer d’informations relatives à la candidature, telles que les antécédents professionnels et les références, vérifiées avant l’embauche, dans la limite du possible et de ce qu’autorise la loi.
- Disposer de dossiers d'employés précis et à jour, qui répertorient, entre autres, les noms des employés/contractants; titres d'emploi; les départements pour lesquels ils travaillent ; dates d'entrée et, le cas échéant, date de départ ; - effectuer des vérifications périodiques des antécédents des employés occupant des postes critiques pour la sécurité ; - avoir des procédures d'identification des employés et exiger que tous les employés portent une pièce d'identité appropriée émise par l'entreprise qui identifie de manière unique l'employé et l'organisation.
- prendre des précautions raisonnables lors du recrutement du personnel, pour vérifier que les personnes n’ont pas déjà été condamnées pour des infractions douanières liées à la sécurité ou pour d’autres infractions pénales, dans la mesure permise par la législation nationale ; - Les employés potentiels doivent être correctement identifiés au moyen d’une pièce d’identité avec photo délivrée par le gouvernement (permis de conduire, passeport, carte d’identité nationale, etc.). - Les membres OEA et leurs partenaires commerciaux doivent tenir compte des résultats des vérifications d’antécédents, dans la mesure où les lois locales le permettent, lorsqu’ils prennent des décisions d’embauche.
- Mettre en place des procédures permettant de priver les employés dont l’emploi a pris fin de leur badge d’identification et de leur accès aux locaux et aux systèmes informatiques. - Des procédures écrites doivent décrire les processus de suspension et de licenciement du personnel de l’entreprise, y compris le retrait des dispositifs d’accès (clés, badges, uniformes, etc.) lorsque les employés quittent l’entreprise - L’utilisation de listes de contrôle de sortie est recommandée pour s’assurer que tous les dispositifs d’accès ont été rendus et/ou désactivés. - Les dossiers personnels des employés qui ont quitté l’entreprise doivent être conservés pendant une période raisonnable.
- Mettre en œuvre des procédures pour l’enregistrement des visiteurs, notamment leur nom, le type de pièce d’identité présentée, l’heure d’arrivée et de départ, etc., et vérifier la pièce d’identité du visiteur (et la photo) lors de son enregistrement ? - Tous les visiteurs doivent porter un badge d’identification temporaire ; - Les visiteurs doivent être accompagnés par un membre du personnel pendant leur passage dans les locaux.
- avoir des procédures en place pour identifier, enregistrer et gérer les personnes non autorisées et non identifiées, telles que l’identification par photo et des registres d’inscription à tous les points d’entrée, pour les visiteurs et les fournisseurs ; - Le personnel doit être formé au protocole à suivre pour identifier et interpeller une personne, ainsi qu’à la manière de réagir à la situation et à la procédure à suivre pour faire sortir la personne non autorisée des locaux. - Le personnel doit également être formé sur la manière de signaler tous les incidents de sécurité (tels que l’entrée non autorisée et les personnes non autorisées)
- Les entreprises OEA doivent disposer d’une procédure écrite, fondée sur le risque, pour sélectionner de nouveaux partenaires commerciaux et pour surveiller les partenaires actuels. - Les OEA doivent disposer de procédures qui décrivent comment ils peuvent identifier clairement leurs partenaires commerciaux et garantir (par la mise en œuvre d’accords contractuels appropriés, de déclarations de sécurité ou d’autres mesures appropriées conformément au modèle d’entreprise de l’OEA) que ces partenaires commerciaux font également preuve de diligence raisonnable pour sécuriser la chaîne logistique internationale.
- Le processus de sélection des partenaires commerciaux peut prendre en compte le fait qu’un partenaire est membre d’un programme d’opérateur économique agréé (OEA) ayant conclu un Accord de reconnaissance mutuelle (ARM) avec le membre lorsque le statut d’OEA a été accordé. - Il peut aussi tenir compte du fait que le partenaire économique est (ou n’est pas) agréé par un organisme de sûreté reconnu qui effectue des audits de sûreté de la chaîne logistique de ses propres Membres et sur la base des normes des OEA. - Des procédures spécifiques doivent être mises en place pour identifier les partenaires commerciaux réguliers et les entreprises inconnues, y compris des procédures pour sélectionner les sous-traitants sur la base d’une liste de sous-traitants réguliers et irréguliers évaluée en fonction des risques.
L’entreprise encourage ses partenaires commerciaux à optimiser et améliorer leurs processus de sécurité et à les documenter dans des procédures opérationnelles ou des conventions.
- Disposer de processus permettant d’évaluer régulièrement les partenaires commerciaux dans le but de bâtir une chaîne logistique sécurisée.
- Avoir des procédures écrites en place qui traitent de la gestion des crises, de la continuité des activités, des plans de reprise de la sécurité et de la reprise des activités. - En fonction du risque et de l’endroit où le membre opère ou à partir duquel il s’approvisionne, les plans d’urgence peuvent inclure des notifications ou un soutien de sécurité supplémentaires, et la manière de récupérer ce qui a été détruit ou volé pour revenir à des conditions de fonctionnement normales. - Les plans d’urgence doivent être mis à jour sur la base des risques et des enseignements tirés. - Prévoir des formations périodiques pour les employés et tester les plans d’urgence.
- S’assurer que les employés suivent les procédures de l’entreprise. L’entreprise décide de la portée de l’audit/examen et de son étendue, en fonction de son rôle dans la chaîne logistique, de son modèle d’entreprise, du niveau de risque et des variations entre des sites spécifiques. Les activités d’audit/examen interne sont généralement exécutées par les employés de l’entreprise.
- Mener des activités de surveillance régulières au regard des critères OEA et tenir un registre des activités de surveillance.
- Le rôle de l’audit interne consiste à fournir une assurance indépendante que les processus de gestion des risques, de gouvernance et de contrôle interne d’une entreprise fonctionnent efficacement. Un processus d’examen des exigences d’OEA peut être inclus dans le contexte du contrôle interne de la société.
- Avoir des mécanismes internes visant à améliorer en permanence ses activités d’importation/exportation et à résoudre les problèmes identifiés lors des audits/examens ; - Mettre en œuvre des mécanismes visant à établir les responsabilités lorsque les activités de l’entreprise ne sont pas conformes aux critères d’OEA ; - Les mesures correctives réclamées par la douane doivent être mises en œuvre par le représentant légal (personne responsable) ou par des cadres supérieurs responsables des questions douanières.
Priorité d’exportation vers des pays touchés après un incident
